Reorganizacja procesów operacyjnych, automatyzacja 95% wpłat masowych oraz natychmiastowe uwolnienie zamrożonego kapitału obrotowego.
Zmiana procesowa eliminująca pomijanie wystawiania faktur po zakończonym etapie.
Natychmiastowe wykrycie zaległych środków i niewystawionych faktur tuż po wdrożeniu.
Przy dużym natężeniu prac zdarzało się, że po zakończeniu etapu dokumenty sprzedażowe nie były wystawiane na czas.
Kontrahenci regulowali zobowiązania hurtowo jednym przelewem za kilkanaście faktur, stosując skrótowe opisy.
Łączenie wpłat zaliczkowych, umów etapowych i subskrypcyjnych w ramach jednego konta klienta.
Nieprzypisane wpłaty oraz opóźnienia w fakturowaniu powodowały, że znaczne środki finansowe pozostawały zablokowane.
Dział finansowy przeznaczał wiele godzin miesięcznie na ręczne dopasowywanie wpłat do dokumentów.
Trudności w ustaleniu dokładnego stanu rozrachunków utrudniały prowadzenie działań polubownych i planowanie płynności finansowej.
Bez konieczności modyfikacji kodu czy ingerencji w sam system księgowo-magazynowy klienta (oparty na rozwiązaniach firmy Microsoft), zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy przemyślaną zmianę procesową w organizacji. Uporządkowaliśmy przepływ informacji o zakończonych etapach prac, wprowadzając przejrzyste procedury i podział odpowiedzialności. Wyeliminowaliśmy lukę, w której zrealizowana usługa nie znajdowała odzwierciedlenia w wystawionym dokumencie.
Opracowaliśmy zaawansowane narzędzie analityczne, które połączyło rozproszone dane i zaczęło automatycznie zestawiać pełną historię transakcji – od stanu realizacji zamówienia, przez zaliczki, po faktury końcowe i dokumenty korygujące.
Zaprojektowaliśmy dedykowany mechanizm algorytmiczny przeznaczony do obsługi wpłat hurtowych. Analizuje on kombinacje kwot, wzorce płatności oraz historię transakcji z danym kontrahentem. Algorytm w 95% przypadków automatycznie przypisuje masowe wpłaty do właściwych dokumentów, a pozostałe 5% nietypowych lub odbiegających od wzorca transakcji kieruje do szybkiej weryfikacji przez księgowość.
Połączenie przemyślanej zmiany procesowej z inżynierią danych przyniosło natychmiastowe rezultaty.
Nowy raport oraz uszczelniony proces natychmiast ujawniły nieprzypisane wpłaty oraz zaległe, pominięte wcześniej etapy prac. Przedsiębiorstwo odzyskało z dnia na dzień znaczny strumień zamrożonych kapitałów z poprzednich okresów.
Nowe procedury całkowicie wyeliminowały ryzyko, że wykonana usługa nie zostanie zafakturowana z powodu natłoku bieżących zadań.
Dział finansowy przestał tracić czas na pracochłonne wyjaśnienia, a zarząd zyskał przejrzysty i w pełni wiarygodny obraz płynności finansowej.
Ten projekt pokazuje, że porządek w strukturze danych i właściwy proces to nie jest zbędny wydatek na technologię
– to inwestycja, która przynosi zwrot w krótkim czasie.”
— Zespół Inżynierii Danych Resivo
+48 606 281 103
marcin@resivo.pl
