Ogólnokrajowa firma o rozproszonej strukturze oddziałów.
Brak centralnej kontroli nad bieżącym obiegiem dziesiątek umów, zróżnicowane procesy akceptacji oraz ryzyka RODO i prawne przy przechowywaniu i utylizacji dokumentów.
System Resivo – elastyczny silnik workflow, skróty menedżerskie oraz mechanizm bezpiecznej retencji danych (cyfrowych i papierowych).
100% kontroli nad dokumentami od podpisu po zniszczenie, wyeliminowanie wąskich gardeł w akceptacji i pełna zgodność z wymogami audytowymi.
Wyobraź sobie ogólnokrajową firmę o ogromnej skali działania. Umowy są tam podpisywane właściwie wszędzie – w centrali, w oddziałach lokalnych, z najróżniejszymi dostawcami i partnerami. Choć w skali miesiąca powstają dziesiątki umów, rodzajów dokumentów jest mnóstwo, a nadzór nad nimi przy tak rozproszonej strukturze naturalnie staje się wyzwaniem operacyjnym i prawnym.
Właśnie z takim problemem zgłosił się do nas klient. Potrzebował systemu, który nie tylko w bezpieczny sposób przechowa dokumenty, ale realnie wejdzie w głąb procesów biznesowych i prawnych firmy – automatyzując je od momentu powstawania szkicu po ich fizyczną i cyfrową utylizację.
Zaczęliśmy od podstaw, czyli od uporządkowania i automatyzacji samego procesu akceptacji. Zbudowaliśmy zaawansowany silnik workflow, który sam analizuje warunki brzegowe każdej dodawanej umowy:
Automatyczne ścieżki eskalacyjne: W zależności od tego, jakiego jest typu, jakich limitów finansowych dotyczy i od wielu innych zmiennych, system automatycznie buduje dedykowaną ścieżkę akceptacji.
Kontrola kompletności: Sam pilnuje, żeby w komplecie były wszystkie załączniki i żeby dokument trafił do odpowiednich osób we właściwej kolejności.
Skróty menedżerskie: Dodatkowo Resivo automatycznie generuje zwięzłe podsumowania najważniejszych punktów kontraktu, żeby decydenci nie musieli za każdym razem przebijać się przez dziesiątki stron prawniczego żargonu.
Najciekawszy i najbardziej odpowiedzialny etap projektu dotyczył jednak momentu, w którym umowa kończy swój bieg. Zgodnie z przepisami, stare dokumenty trzeba w odpowiednim czasie zniszczyć.
Zbudowaliśmy mechanizm retencji danych oparty na ścisłych regułach biznesowych. System sam monitoruje terminy i wyłapuje umowy zakończone, ale zanim pozwoli na ich usunięcie, drobiazgowo sprawdza statusy:
Sprawdza, czy na pewno nie ma otwartych sporów prawnych.
Weryfikuje nieuregulowane rachunki czy wiszące należności.
Dopiero gdy system dostaje zielone światło od biznesu, rusza proces czyszczenia.
W tym miejscu kluczowe było zadbanie o pełną spójność procesu i absolutne bezpieczeństwo danych. System nie pozwala na zostawienie „luźnych końców” – automatycznie sprawdza, czy z usuwaną umową nie są powiązane inne dokumenty zależne, które również trzeba sprzątnąć.
Ponieważ część dokumentacji wciąż funkcjonuje w formie papierowej, system dokładnie wskazuje administratorom fizyczną lokalizację segregatorów w archiwum, które należy zutylizować.
Samo usunięcie z bazy danych kończy się wygenerowaniem oficjalnego protokołu zniszczenia:
Zgodność z RODO: Co ważne z punktu widzenia RODO i bezpieczeństwa – ten protokół celowo nie zawiera żadnych szczegółowych danych handlowych ani osobowych z usuniętej umowy, bo to przeczyłoby idei jej wykasowania.
Dowód dla audytorów: Zawiera jedynie informację o kategorii dokumentu, dacie operacji i osobie, która ją autoryzowała. Dla klienta to żelazny, czysty dowód dla audytorów, że firma w 100% panuje nad swoimi danymi od momentu podpisu, aż po ich bezpieczne unicestwienie.
Ten projekt pokazuje, że porządek w strukturze danych i właściwy proces to nie jest zbędny wydatek na technologię
– to inwestycja, która przynosi zwrot w krótkim czasie.”
— Zespół Inżynierii Danych Resivo
+48 606 281 103
marcin@resivo.pl
