W organizacjach o skali globalnej, operujących na wielu rynkach jednocześnie, jednym z największych wyzwań zarządczych jest zapewnienie przewidywalności finansowej. Gdy procesy planowania i raportowania sprzedaży są rozproszone, zarząd traci zdolność do proaktywnego reagowania na zmiany rynkowe.
Poniższe studium przypadku przedstawia, jak zespół Resivo usprawnił proces planowania w międzynarodowym przedsiębiorstwie, integrując wiele systemów, wprowadzając standard analityczny klasy Enterprise i budując jedną wersję prawdy (Single Version of Truth) dla całej organizacji.
kilkanaście krajów na kilku kontynentach.
Zarządzanie złożonym pipeline'em sprzedażowym i realizacją projektów. Firma produkcyjna.
Kilka systemów ERP, w tym Dynamics 365 Finance & Operations, mniej znane systemy ERP. Dodatkowo D365 CRM\Sales, wewnętrzne, przestarzałe rozwiązanie bazodanowe (SQL Server) pozbawione oficjalnego wsparcia technicznego.
Dotychczasowy model operacyjny generował znaczący dług technologiczny oraz bezpośrednie straty efektywności na poziomie managerskim. Proces opierał się na manualnym przygotowywaniu planów przychodowych oraz danych sprzedażowych przez dyrektorów poszczególnych oddziałów.
Każdy z dyrektorów regionalnych poświęcał od 3 do 4 dni roboczych w miesiącu wyłącznie na manualne sporządzanie i weryfikację arkuszy kalkulacyjnych. W skali roku oznaczało to setki godzin wysokopłatnej kadry zarządzającej zamrożone w procesach czysto administracyjnych.
Bezpośrednim impulsem do zmian stało się wdrożenie w organizacji nowego systemu CRM. CRM rozwiązywał sprawę planowania bieżącego, jednak funkcjonował w oderwaniu od procesów finansowo-księgowych co uniemożliwiało rozpoznanie sytuacji w całym procesie od ofertowania po produkcję i fakturowanie. Dane z krajów nadal trafiały do centrali w formie plików Excel, Pliki ładowane były do SQL i łączone w bardzo podstawowy sposób.
Analizy porównawcze planu z wykonaniem były dostarczane z ogromnym poślizgiem. Zarząd musiał czekać ponad miesiąc na spłynięcie i przetworzenie danych.
Raporty miały charakter wyłącznie tabelaryczny. System pozwalał na identyfikację podstawowych parametrów (numer projektu, klient, szacowana wartość), ale uniemożliwiał analizy szczegółowej ani zrozumienia biznesowych przyczyn odchyleń czy ewolucji parametrów w czasie.
Rozproszenie systemów ERP i brak jednolitych definicji uniemożliwiały uzgodnienie jednej wersji prawdy.
precyzyjne zarządzanie uprawnieniami. Kontrola nad tym, kto ma dostęp do wrażliwych informacji finansowych w skali globalnej, była wyzwaniem logistycznym.
Wdrożony system CRM wymagał odpowiedniego osadzenia w strukturze informatycznej przedsiębiorstwa, aby mógł generować realną wartość raportową. Kluczowym wkładem zespołu Resivo było zaprojektowanie i wdrożenie kompleksowej metody integracji tego systemu CRM z istniejącym środowiskiem ERP, zbudowanie jednolitej analityki dla wszystkich krajów zgodnej z wymaganiami centrali.
Resivo połączyło rozproszone ekosystemy w jedną wersję prawdy (Single Version of Truth), usuwając procesy manualne i przestarzałą infrastrukturę bazodanową.
Bez konieczności modyfikacji kodu czy ingerencji w sam system księgowo-magazynowy klienta (oparty na rozwiązaniach firmy Microsoft), zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy przemyślaną zmianę procesową w organizacji. Uporządkowaliśmy przepływ informacji o zakończonych etapach prac, wprowadzając przejrzyste procedury i podział odpowiedzialności. Wyeliminowaliśmy lukę, w której zrealizowana usługa nie znajdowała odzwierciedlenia w wystawionym dokumencie.
Centralnym rejestrem danych została chmurowa hurtownia Snowflake, która całkowicie zastąpiła dotychczasowe rozwiązanie SQL Server. Zamiast dotychczasowego oczekiwania na koniec miesiąca, nowa architektura zasila się i odświeża dane automatycznie każdego dnia, przetwarzając operacje ze wszystkich krajów bez opóźnień wydajnościowych. System zachował przy tym funkcjonalność comiesięcznego zamrażania danych na potrzeby analiz retrospektywnych.
To na poziomie Power BI zrealizowano kluczowy dla struktur korporacyjnych system zarządzania widocznością danych (Row-Level Security). Konstrukcja ta gwarantuje, że dyrektorzy poszczególnych krajów mają wgląd wyłącznie w swoje lokalne wyniki, podczas gdy centrala dysponuje pełną, skonsolidowaną perspektywą globalną.
Zwieńczeniem wdrożenia było uruchomienie w Power BI zaawansowanych modeli raportowych, które dostarczyły kadrze zarządzającej unikalnych wglądów biznesowych i bezpośrednio przełożyły się na uszczelnienie lejka przychodowego.
System pozwala na dynamiczne porównanie obecnego wykonania operacyjnego z wersjami budżetu z poprzednich lat. Zarząd zyskał transparentny obraz tego, jak strategicznie zmieniła się struktura przychodów firmy.
Wprowadzono precyzyjny podział strumieni finansowych. Raporty wyraźnie wskazują, jaka część przychodu generowana jest przez nowy biznes, a jaka stanowi utrzymanie i ciągłość dotychczasowych kontraktów.
Nowe środowisko pozwala na natychmiastową identyfikację – na poziomie pojedynczych kontraktów – które projekty wygenerowały wyższy przychód i marżę brutto, a które osiągnęły wyniki poniżej zakładanych estymacji.
Wdrożono zaawansowany moduł analizujący przesunięcia i opóźnienia w startach produkcji w bezpośrednim odniesieniu do pierwotnie planowanych dat. Pozwoliło to na zrozumienie odchyleń między wykonaniem a zaplanowanym budżetem.
W poprzednim, manualnym modelu część mniejszych lub rozproszonych inicjatyw ginęła w natłoku danych. Nowy system zautomatyzował nadzór nad każdym otwartym tematem, skutecznie eliminując ryzyko przeoczenia potencjalnego przychodu.
Zarząd zyskał wgląd w kompletną historię zmian, miesiąc po miesiącu. System precyzyjnie obrazuje, jak na przestrzeni czasu ewoluowały wyceny, statusy oraz prawdopodobieństwo domknięcia poszczególnych szans sprzedażowych.
Możliwości raportowe zostały rozszerzone o nowe, strategiczne metryczki. Firma analizuje obecnie pipeline w oparciu o szczegółowe atrybuty klientów, segmenty rynku oraz skonsolidowaną wydajność całych grup dostawców.
System dostarcza precyzyjnych analiz faktycznej konwersji szans sprzedażowych w zderzeniu z planami oraz pozwala na strukturalną analizę projektów nieobsłużonych lub przegranych, co stanowi klucz do optymalizacji strategii.
Wdrożenie zrealizowane przez Resivo przełożyło się na wymierne korzyści strategiczne i operacyjne, bezpośrednio wpływające na stabilność finansową oraz ład organizacyjny przedsiębiorstwa.
Całkowicie wyeliminowano konieczność wyczekiwania na koniec miesiąca w celu weryfikacji realizacji założeń. Dzięki codziennemu odświeżaniu danych w hurtowni, CEO i CFO dysponują stale aktualnym obrazem sytuacji, widzą nowo powstałe szanse sprzedażowe i ich wpływ na długoterminowe plany.
Dzięki skutecznej integracji systemów i wprowadzeniu jednolitych definicji, cała globalna organizacja zaczęła posługiwać się tym samym językiem biznesowym. Wyeliminowano ryzyko rozbieżności w raportach prezentowanych przez poszczególne działy i kraje.
Zarząd uzyskał transparentny, globalny wgląd w pipeline w czasie rzeczywistym.
Dyrektorzy regionalni w krajach zostali całkowicie odciążeni od manualnej pracy w arkuszach kalkulacyjnych, przenosząc skupienie na działania operacyjne i optymalizację sprzedaży.
Kluczowym czynnikiem powodzenia projektu nie była sama technologia, ale zdolność do połączenia wymagań biznesowych z realiami istniejącego środowiska IT.
Zespół Resivo od lat pracuje z systemami ERP, CRM oraz platformami analitycznymi wykorzystywanymi przez międzynarodowe przedsiębiorstwa. Dzięki temu nie proponujemy rozwiązań wymagających kosztownych rewolucji technologicznych.
Rozumiemy, jak zbudowane są procesy sprzedażowe, finansowe i operacyjne w organizacjach produkcyjnych. Znamy architekturę najpopularniejszych systemów ERP i CRM. Potrafimy również skutecznie integrować systemy rozwijane wewnętrznie, często funkcjonujące w organizacjach od wielu lat.
Dlatego zamiast zmuszać klientów do przebudowy całego środowiska IT:
wykorzystujemy istniejące inwestycje technologiczne,
projektujemy rozwiązania dopasowane do architektury klienta,
integrujemy systemy bez zakłócania bieżącej działalności,
budujemy skalowalne środowiska gotowe na przyszły rozwój organizacji.
Naszym celem nie jest wdrożenie kolejnego narzędzia.
Naszym celem jest stworzenie spójnego ekosystemu danych, który pozwala zarządowi szybciej podejmować decyzje, zwiększać przewidywalność przychodów i budować trwałą przewagę konkurencyjną.
Wdrożenie udowodniło, że sam system CRM to za mało – dopiero jego prawidłowa integracja z systemami ERP i nowoczesną architekturą danych (Snowflake, Power BI) pozwala pokazać pełen proces zarządzania przychodami na poziomie Enterprise. Resivo dostarczyło brakujące ogniwo technologiczne, które spięło wizję biznesową w jeden, bezpieczny i codziennie aktualizowany proces.
Nie zaczynamy od technologii. Zaczynamy od zrozumienia modelu biznesowego, procesów zarządzania przychodami oraz sposobu podejmowania decyzji przez zarząd. Dopiero później dobieramy architekturę danych, integracje i narzędzia, które mają ten model wspierać.
Szukają Państwo sposobu na wdrożenie jednej wersji prawdy, codzienne odświeżanie wyników i odzyskanie pełnej kontroli nad planowaniem przychodów?
Zapraszamy do kontaktu!
+48 606 281 103
marcin@resivo.pl
