Klientem jest rozwinięta strukturalnie firma handlowo-usługowa o ogólnopolskim zasięgu, posiadająca 12 oddziałów terenowych i zatrudniająca kilkuset pracowników. Duży zespół mobilny, doradcy handlowi oraz serwisanci codziennie generują setki wydatków operacyjnych związanych z wyjazdami służbowymi, zakupem paliwa, rezerwacją noclegów, posiłkami czy zakupami sprzętowymi.
Przed wdrożeniem nowego rozwiązania proces opierał się na analogowym obiegu papierowym i był sparaliżowany przez trzy główne czynniki:
Pracownik robi zdjęcie paragonu/faktury i wybiera metodę płatności (Karta firmowa / Zaliczka / Wydatek prywatny). System natychmiast sprawdza wprowadzony wydatek pod kątem zdefiniowanych limitów stanowiskowych i kategorialnych.
Wydatek mieszczący się w limicie trafia do bezpośredniego przełożonego i wymaga jedynie akceptacji 1-click. W przypadku przekroczenia limitu, system nakłada obowiązek podania uzasadnienia biznesowego i automatycznie kieruje wniosek do wyższego szczebla (eskalacja ścieżki akceptacji).
Dla kart system automatycznie matchuje dokument z wyciągiem bankowym. Dla wyjazdów prywatnych generuje natychmiastową paczkę przelewów zwrotnych, a przy zaliczkach samodzielnie bilansuje subkonto pracownika.
Automatyczna walidacja limitów u źródła wyeliminowała nieuzasadnione koszty i nadużycia przed ich zatwierdzeniem.
Karty służbowe, zaliczki i zwroty prywatne są obsługiwane w jednym, spójnym interfejsie.
Brak konieczności ręcznego sprawdzania zgodności każdego paragonu z regulaminem firmy.
Pracownicy znają swoje limity bezpośrednio w aplikacji i nie czekają tygodniami na zwroty środków prywatnych.
Wgląd w poziom wykorzystania budżetów i limitów wydatkowych w podziale na 12 oddziałów.
+48 606 281 103
marcin@resivo.pl
