FINANSE I CFO / AUTOMATYZACJA
Zbudowaliśmy dla naszego klienta dedykowany system do obiegu dokumentów, który całkowicie zamknął proces finansowy w jednym miejscu. Mówimy tu o dużej skali, bo firma przetwarza około 400 faktur kosztowych dziennie. Dodatkowym utrudnieniem było to, że organizacja działa w 12 miastach w Polsce, a cały proces akceptacji był rozproszony i zależał od masy zmiennych: od lokalizacji, konkretnego klienta czy typu świadczonej usługi.
Przed naszym wdrożeniem faktury z wielu powodów utykały w regionach, przez skalę, czy urlopy menedżerów, a księgowość spędzała setki godzin na ręcznym przepisywaniu danych i wklepywaniu wszystkiego do systemu ERP.
Wszystko zaczyna się od automatycznego pobrania dokumentów z KSeF. Choć system rządowy ma swój standard XML, to w praktyce dostawcy wrzucają dodatkowe, kluczowe informacje (jak numery zamówień czy kody wewnętrzne) w zupełnie różne miejsca struktury pliku. Żeby pracownicy nie musieli szukać tego ręcznie, użyliśmy mechanizmów AI, które same identyfikują te rozsypane pola dodatkowe i odpowiednio je mapują.
Następnie faktura trafia na ekran tzw. pre-aprobaty. Zanim dokument pójdzie dalej w głąb firmy, operator widzi na jednym ekranie podgląd oryginalnego PDF-a oraz dane wyciągnięte przez AI, żeby szybko potwierdzić zgodność i wyeliminować błędy na samym starcie.
Po pre-aprobacie system uruchamia dedykowany silnik reguł biznesowych. Na podstawie lokalizacji, klienta czy rodzaju usługi system sam wie, do kogo w Polsce ma skierować dokument do akceptacji. Rozwiązaliśmy też problem zatorów: system na bieżąco sprawdza wewnętrzną hierarchię klienta, uwzględnia nieobecności oraz zaplanowane zastępstwa. Jeśli ktoś nie akceptuje dokumentu przez kilka dni, uruchamia się automatyczna ścieżka eskalacyjna, która wypycha fakturę wyżej do bezpośredniego przełożonego – i tak daleko w górę hierarchii, jak to konieczne.
Kiedy dokument przejdzie całą ścieżkę akceptacji, trafia do działu księgowego. Księgowi dostają w aplikacji praktycznie przygotowany dokument. Widzą opisy, ścieżkę akceptacyjną, plik dokumentu oraz wypełnione i zweryfikowane wszystkie pola dostawców, kont bankowych, itd. Nie muszą w ogóle logować się do systemu ERP, żeby zaksięgować fakturę – ich praca ogranicza się do szybkiego przeklikania i zatwierdzenia propozycji systemu, a wszystko księguje się automatycznie w tle. Ilość pracy manualnej spadła drastycznie.
Projekt nie kończy się na samym księgowaniu. Stworzyliśmy moduł, który automatycznie domyka cały proces po stronie bankowej. Na podstawie zaakceptowanych i zaksięgowanych wyżej faktur, system sam przygotowuje paczkę przelewów do banku. Przed samą wysyłką transakcji automatycznie sprawdza m.in. numery kont na Białej Liście VAT.
W efekcie klient zyskał pełną pętlę procesu: od momentu, gdy faktura pojawia się w KSeF, przez automatyczną dekretację, inteligentną akceptację w 12 miastach, aż po automatyczne wyjście przelewu z banku.
W efekcie klient zyskał pełną pętlę procesu: od momentu, gdy faktura pojawia się w KSeF, przez automatyczną dekretację, inteligentną akceptację w 12 miastach, aż po automatyczne wyjście przelewu z banku.
Centrala zyskała pełną kontrolę i czyste, gotowe do raportowania dane w czasie rzeczywistym, a działy finansowe zostały uwolnione od godzin powtarzalnej, mechanicznej pracy.
Nad całym procesem zbudowany jest raport, który pokazuje, gdzie dokładnie jest dany dokument, czy został zaksięgowany, czy opłacony.
Ten sukces u klienta szybko rozpalił kolejne pomysły, bo w dobrze poukładanym biznesie wszystko się ze sobą łączy. Kiedy masz już tak czyste, bezbłędne i błyskawicznie spływające dane, otwiera się zupełnie nowy poziom zarządzania firmą. A może by tak… zbudować dynamiczną prognozę cash flow w oparciu o te informacje, aktualizowaną automatycznie co kilka godzin? Dla nas to nie jest wielka rewolucja – wystarczy dołożyć kilka klocków, które i tak już mamy gotowe i sprawdzone w innych projektach.
Czy Twoja firma bez zadyszki wyrabia się z bieżącym księgowaniem, czy zamknięcie miesiąca to wciąż nerwowa walka z czasem? Potrafisz w dwie minuty ustalić, w jakim dokładnie statusie i u kogo leży ostatnia faktura od kluczowego dostawcy?
Jeśli czujesz, że w Twoich procesach albo raportowaniu finansowym utknęliście w Excelowym bottlenecks, a systemy nie chcą ze sobą rozmawiać – pogadajmy. Zobaczymy, jakie klocki możemy szybko i bezboleśnie dopasować do Twojej istniejącej architektury, żebyś w końcu zyskał święty spokój i dane, na których naprawdę możesz oprzeć decyzje.
+48 606 281 103
marcin@resivo.pl
